W spotkaniu Grupy Roboczej Technicznej, które odbyło się 13 września br. wzięli udział przedstawiciele wykonawców, producentów rozjazdów oraz PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. na spotkaniu ustalono, że do 25 września br. Biuro Dróg Kolejowych przygotuje zarys wymagań dla rozjazdu Rz 60E1-300-1:9 do v ≤ 120 km/h, następnie wymagania te wysłane zostaną do wszystkich producentów rozjazdów dostarczających swoje produkty na sieć PKP PLK S.A. W kolejnym etapie zainteresowani wprowadzą swoje uwagi. Kolejne spotkanie dotyczące wyposażenia typowego rozjazdu produkowanego z wyprzedzeniem odbędzie się w formie roboczej w IGTL. Spotkanie to pozwoli na ustalenie wspólnego stanowiska wszystkich zainteresowanych. Ponadto podczas spotkania producenci rozjazdów postulowali o rozszerzenie stosowania wymogu w zakresie przewozu rozjazdów w blokach, biorąc również pod uwagę fakt, że na takie dostawy producenci są przygotowani. Ustalono, że w najbliższym czasie Zamawiający dąży do tego, aby 100% dostaw było oparte na dostawach rozjazdów w blokach.

• kary umowne dotyczące ubezpieczeń, które zostały zmniejszone o połowę - za zwłokę w przekazaniu podpisanej przez Ubezpieczyciela/Ubezpieczyciela oraz Ubezpieczającego, pełnej dokumentacji ubezpieczeniowej (na którą składają: umowa ubezpieczenia, ogólne warunki ubezpieczenia, aneksy oraz załączniki do umowy ubezpieczenia) w terminie określonym w subklauzuli 18.1. ust. 6 Umowy w wysokości 20.000,00 PLN za każdy dzień zwłoki. Kara nie będzie naliczana za okres weryfikacji dokumentacji ubezpieczeniowej przez Zamawiającego oraz w przypadku wyznaczenia przez Zamawiającego jednorazowo, dodatkowych 7 dni roboczych na dokonanie zmian w przedłożonej dokumentacji ubezpieczeniowej.)
• zamawiający dopuszcza możliwość przedłożenia do weryfikacji projektów pełnej dokumentacji ubezpieczeniowej w okresie poprzedzającym obowiązek dostarczenia podpisanej przez Ubezpieczyciela pełnej dokumentacji ubezpieczeniowej.

20 lipca 2017 r. W ramach spotkania Grupy Roboczej Forum Inwestycyjnego dyskutowano na temat możliwości rezygnacji z obowiązku wcześniejszego zakupu materiałów nawierzchniowych przez wykonawców realizujących prace inwestycyjne na zlecenie PKP PLK S.A.  

Centrum Realizacji Inwestycji zobowiązało się do wykonania analizy obecnie realizowanych dostaw, i na tej podstawie podjęcia dalszych działań mających na celu udrożnienie procesu dostaw materiałów strategicznych (podkłady, tłuczeń, rozjazdy).

Ponadto Pan Krzysztof Niemiec (Track Tec) przedstawił prezentację, w której zawarto m.in. następujące spostrzeżenia kierowania pod adresem PKP PLK S.A.: 

• konieczności zweryfikowania przez PKP PLK S.A. zapotrzebowania na materiały strategiczne w latach 2017-2023, weryfikacja ta stanowiłaby podstawę do planowania produkcji w najbliższych latach, 
• konieczność wykonanie analizy dot. rozłożenia w czasie kupowanych materiałów (obecnie np. w przypadku podkładów występują miesiące, w których jest bardzo duże, wręcz przekraczające możliwości produkcyjne, zapotrzebowanie na tego rodzaju asortyment, natomiast w innych miesiącach potrzeby te praktycznie są równe 0). W ocenie producentów w miarę równomierne rozłożenie dostaw w czasie zapewniłoby pełne pokrycie potrzeb rynku w zakresie materiałów strategicznych,
• w ramach prezentacji zwrócono również uwagę na konieczność organizacji oraz ustalenia zasad funkcjonowania placów do składowania materiałów. Wymaga to uwzględnienia szerokiego spektrum związanych z tym aspektów takich jak gwarancje, odpowiedzialność za powierzone mienie, kradzieże, itp.

Kolejny temat przedstawił Pan Ryszard Leszczyński (KZN Bieżanów) zaproponował on podjęcie działań mających na celu wprowadzenie standaryzacji konstrukcji rozjazdowych, co umożliwiłoby, tak jak w przypadku innych materiałów nawierzchniowych, podjęcie produkcji rozjazdów z wyprzedzeniem. Ustalono, że zorganizowane zostanie spotkanie w ww. sprawie z udziałem PKP PLK S.A., IGTL oraz wszystkich producentów rozjazdów dostarczających swoje wyroby dla PLK. 

W toku dyskusji ustalono, że kolejne spotkanie powinno się odbyć jeszcze przed Radą Ekspertów, spotkanie zaplanowano na 26 lipca b.r.

29 maja 2017 roku Rada Ekspertów ds. inwestycji kolejowych powołana przez ministra infrastruktury i budownictwa zarekomendowała, w formie uchwały, zastosowanie w kontraktach na realizację inwestycji kolejowych arbitrażu, jako alternatywnej metody rozstrzygania sporów. O tym, jak może to wpłynąć na realizację procesu inwestycyjnego, pisze Agnieszka Suchecka, radca prawny i członek Rady Ekspertów. Pełna treść artykułu jest dostępna na stronie internetowej Rynku Kolejowego.  

Jak ustalono kolejne spotkanie Rady Ekspertów odbędzie się 26 czerwca b.r.

• za nieprzekazanie raportu o postępie prac - zniesienie kary,
• za wykonywanie prac niezgodnie z regulaminem - zniesienie kary,
• za niezabezpieczenie miejsca robót zgodnie z projektem - zniesienie kary,
• 4 kary związane z harmonogramem – zostaną ujęte w jedną karę – za nieprzedstawienie lub nieaktualny harmonogram,
• kary za BHP – zniesienie kar,
• polisa – (są dwie kary) – trwają prace nad złagodzeniem kar,
• obniżenie sumy kar do 20% (przy czym osobno za odstąpienie 10%) wtedy dwie kary będą się sumować,
• PLK chce odbierać odcinki - brakuje ogólnej definicji odcinka, obecnie zamawiający: mówiąc o odcinku definiuje szlak od A do B, (obydwa tory), wszystkie branże z dokumentacją powykonawczą,
• PLK podtrzymuje, kwestię funkcjonowania kwoty warunkowej z tym, że nie może ona być w gestii inżyniera - ponieważ sprawy finansowe są po stronie beneficjenta. Obecnie opracowywany jest model, gdzie decyzje będą podejmowane przez dyrektora projektu z kompetencjami 1 mln zł i dyrektora regionu – 5 mln zł, 
• kary odnoszą się do zwłoki lub zawinionego zdarzenia za wyjątkiem kar ustawowych.

W toku dyskusji ustalono również że:

• skorygowany został zapis dot. kar za przekroczenie sumy zamknięć torowych, zamiast „za przekroczenie zadeklarowanej w ofercie sumy czasu zamknięć torowych” ujętej jako 0,02% zaakceptowanej kwoty kontraktowej , wprowadzona zostanie kara kwotowo w odniesieniu do wartości kontraktu: maksymalnie 240 000 PLN na większych kontraktach i 120 000 PLN na mniejszych kontraktach.

• wykonanie usługi inżyniera kontraktu (zadanie - metro w Dniepropietrowsku)
• wybór projektanta (zadanie - modernizacja linii kolejowej w Anglii)

3 kwietnia br. w spotkaniu połączonych grup Roboczych Projektant i Inżynier wzięli udział przedstawiciele wykonawców, inżynierów i projektantów oraz PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. 

Spotkanie miało na celu: zakończenie pracy nad matrycą ryzyk. Wstępne omówiono również pozacenowe kryteria wyboru projektanta. Jako pozacenowe kryteria wyboru projektanta w przetargach PKP PLK S.A. (z założeniem cena nie więcej niż 60%, inne kryteria nie mniej niż 40%) Lider GR Projektant wymienił:

• Zatrudnianie przez oferenta określonej liczby osób posiadających uprawnienia projektowe na zasadzie umów o pracę lub innych umów cywilno-prawnych od minimum roku przed datą złożenia oferty przetargowej.
• Posiadanie przez oferenta minimalnej określonej w SIWZ liczby legalnych licencji na specjalistyczne oprogramowanie projektowe akceptowalne przez Zamawiającego.
• Posiadanie stosownych sprawdzalnych referencji w obszarze objętym zamówieniem z rynku polskiego lub innych krajów UE.
• Jeżeli postulat certyfikacji przedsiębiorstw zyskałby uznanie Ministra Infrastruktury i Budownictwa oraz PKP PLK S.A., wówczas konieczność posiadania takiego certyfikatu.

Poproszono również o wdrożenie w postępowaniach przetargowych organizowanych przez PLK:

a) na projektowanie lub projektowanie i budowę:

• Wymagań dostosowanych do przedmiotu zamówienia.
• Zmiany sposobu rozliczania badań geologicznych – zamiast obecnego systemu ryczałtowego zaproponowano rozliczenie obmiarowe.

b) na Inżyniera Kontraktu:

• dopuszczenia w wymaganiach dla personelu doświadczenia w pracy na kontraktach drogowych, a nie tylko kolejowych (Inżynier, Rezydent, Kosztorysant, Roszczeniowiec itp.) - dotyczy to stanowisk nie wymagających specjalistycznych, szerokorozumianych „kolejowych” uprawnień.

Ustalono, że tematem kolejnego spotkania będzie:

• Omówienie nadesłanych propozycji pozacenowych kryteriów – pozwalających na wybór projektanta.
• Propozycje dot. kryteriów pozacenowych będą nadsyłane na adres: foruminwestycyjne@plk-sa.pl  lub ewa.krupska@plk-sa.pl   
• W zakresie Certyfikacji uczestnicy spotkania zaproponowali, że przekażą doświadczenia znane na innych rynkach. 
• Kolejne spotkanie ustalono wstępnie na 15 maja b.r., odbędzie się ono również w połączeniu GR Inżynier oraz GR Projektant.

Spotkanie Grupy Roboczej Zapisy Umów (15 marca 2017 r.) miało na celu omówienie stosowanych zapisów dot. gwarancji bankowych oraz polis ubezpieczeniowych. Wzięli w nim udział przedstawiciele wykonawców, CUPT, firm ubezpieczeniowych, brokerów oraz PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Uczestnicy spotkania przedstawiali postulaty, a dodatkowo ustalono, że przedstawiciele zamawiającego ustosunkują się do uwag zarówno tych przekazanych na spotkaniu, jak i tych zgłoszonych pisemnie przed spotkaniem oraz po spotkaniu. 

Uzgodniono, że kolejne spotkanie odbędzie się z udziałem ubezpieczycieli i brokerów, po to by wypracować standardy, które zostaną wprowadzone do kontraktów, aby unikać sytuacji spornych. Kolejne spotkanie w tym temacie powinno zostać zorganizowane w maju - po przekazaniu stanowiska PLK.

W spotkaniu które odbyło się 13 marca b.r. wzięli udział przedstawiciele wykonawców, inżynierów i projektantów oraz PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. 

Spotkanie miało na celu: dalszą pracę nad matrycą ryzyk. Tym razem omawiano ryzyka etapu związanego z budową.

• Tematem kolejnego spotkania będzie:
• dokończenie pracy nad matrycą ryzyk;

wstęp do omówienia kryteriów wyboru dla Projektanta  prośba do uczestników FI o nadsyłanie propozycji wprowadzenia nowych pozacenowych kryteriów. Cenne będą propozycje nadsyłane przez Państwa:

Kolejne spotkanie ustalono wstępnie na 3 kwietnia b.r., odbędzie się ono również w połączeniu GR Inżynier oraz GR Projektant.

• Proponowane zmiany w trybie „śledź zmiany” do dokumentów, które można pobrać poniżej, (plik otwarty na prośbę zainteresowanych, przesyła koordynator Forum Inwestycyjnego ewa.krupska@plk-sa.pl),
• Odpowiedź na pytanie - czy uczestnicy FI są za wprowadzeniem do umów zapisów dotyczących arbitrażu, prośba od Lidera również o uzasadnienie,
• Ewentualne uwagi do omawianej na spotkaniu matrycy ryzyk.   

Spotkanie robocze, które odbyło się 27 lutego b.r. miało na celu dalszą pracę nad matrycą ryzyk. Ustalenia do punktu 3.14 - Ryzyka związane z budową, zostały wprowadzone do tabeli, która stanowi załącznik do notatki.

Uczestnicy Forum Inwestycyjnego zostali poproszeni o przedstawienie przykładów do ujętych ryzyk, trudności z jakimi dotychczas firmy miały do czynienia.

Prosimy również Państwa o nadsyłanie wskazań: 

• jakie proponowane są środki zaradcze w podanych przykładach? 
• kto powinien to zrobić?
• Kto JEST WŁAŚCICIELEM RYZYKA (powinien za to zapłacić)?

ustalono, że przykłady zostaną przekazane na adres foruminwestycyjne@plk-sa.pl.  

Tematem kolejnego spotkania, które odbędzie się 13 marca b.r. będzie dalsza praca nad matrycą ryzyk jakie mogą wystąpić. Omawiany materiał został przeanalizowany w mniejszej grupie (do której zgłosili się M. Gładyga, Jarosław Wielopolski, K. Wiśniewski; P. Abramczyk; R. Radziszewski). Ryzyka zostaną podzielone pomiędzy Zamawiającego, Wykonawcę (w tym Projektanta) i Inżyniera w systemie „Projektuj i Buduj” 

Na spotkaniu GR Zapisy Umów, które odbyło się 19 stycznia b.r. przeanalizowano kary za przekroczenie ofertowej liczby godzin zamknięć torowych, ustalono, że kary nie powinny być wprowadzane jako procent od wartości lecz kwotowo. Zaproponowano dwa przedziały: od 200 mln PLN – 500 mln PLN i powyżej 500 mln. 

- Wykonawcy uznają zasadność kary jednak postulują, że kary są nadal zbyt wysokie.
- ustalono, że prowadzona zostanie gradacja kar – w zależności od skrócenia czasu zamknięć przez Wykonawcę.
- Wykonawcy zgodnie twierdzą, że treść §5 umowy powinna spowodować, aby umowa była elastyczna i umożliwiała jak najszersze dostosowanie realizowanej inwestycji do okoliczności zaistniałych w trakcie realizacji. 

W ramach spotkań uczestnicy będą nadal analizować dokumenty bazowe, ponadto Zamawiający odniesie się do uwag już przekazanych, a na kolejnym spotkaniu omówione zostaną rozbieżności.

Wykonawcy zaproponowali, że do 3 lutego b.r. zostaną zaproponowane ewentualne zapisy dot. rozstrzygania sporów.

Tematem kolejnego spotkania będą:
- kary i ich wysokość oraz uporządkowanie precyzyjności zapisów,
- zapisy umów w odniesieniu do nadesłanych uwag,
- elastyczne zapisy,
- Zamawiający przedstawi obecnie obowiązujące kompetencje dyrektorów w Regionach w odniesieniu do robót dodatkowych,
- propozycje stosowania komisji rozjemstwa lub arbitrażu.

Kolejne spotkanie odbędzie się w lutym przed spotkaniem Rady Ekspertów, jego termin zostanie ustalony z Liderem Grupy Roboczej, prawdopodobnie będzie to połowa lutego.

Grupa Kryteria Wyboru spotkała się 19 stycznia, po to by przedyskutować zmodyfikowane kryteria pozacenowe,

• regulacje dotyczące kryterium dostępności linii,
• regulacje dotyczące doświadczenia kluczowego personelu Wykonawcy 
• kazus – omówiono założenia
• założenia możliwego do wprowadzenia kryterium rozjazdowego.

Ustalono, że nie ma przeciwwskazań formalnych do wprowadzenia kryteriów dostępność i doświadczenie personelu Wykonawcy. Kryteria są kryteriami faktycznymi, a nie pozornymi i mają wpływ na ocenę i wybór oferty, w odróżnieniu od kryteriów takich jak gwarancja czy terminy, gdzie zawsze dawano maksymalną gwarancję i minimalny termin. Zamawiający przygotuje zmiany w zapisach do IDW dot. sposób weryfikacji (deklaracji) oferentów w zakresie Kryterium dostępności, gdzie:

• nie będą stosowane żadne godziny przeliczeniowe, 
• w przypadku projektów liniowych, zamknięcia będą dotyczyły tylko szlaków,
• przeanalizowana zostanie wysokość kar – zmiany są już stosowane
• propozycje przed ostatecznym wprowadzeniem zostaną rozesłane do uczestników spotkania z prośbą o przekazanie uwag w krótkim czasie, z uwagi na uruchamiane postępowania przetargowe. 

Kryterium Kazus – zostanie przeanalizowane na kolejnym posiedzeniu, Lider Grupy uznał, że może to być bardzo ciekawe kryterium na specjalistycznych postępowaniach. 

Wstępem do tematu była prezentacja firmy Skanska – Innowacyjne rozwiązania i BIM.

13 stycznia 2017 r. odbyło się długo oczekiwane posiedzenie Grupy Roboczej Projektant. Tym razem Liderzy GR Inżynier i Projektant zdecydowali się na połączenie spotkania grup, uznano, że jest to właściwe podejście z uwagi na to, że jest to to samo grono Wykonawców.

Dotychczasowy lider GR Projektant Tadeusz Augustowski – przekazał informacje dotyczące postulatów, wypracowanych przez grupę oraz tych, które wymagają jeszcze dopracowania. Podziękował za kilkuletnią pracę w zespole i stwierdził, że praca w ramach Forum Inwestycyjnego była dla niego ciekawym doświadczeniem.

W ramach dyskusji ustalono, że projektanci miewają problemy, które utrudniają sprawne prowadzenie uzgodnień dokumentacyjnych. Podkreślano trudności związane z interpretacją aktów prawnych - bywa różna w zależności od urzędu. Urzędy Wojewódzkie wydają stosowne akty – zdarza się, że w jednym województwie a innym urzędzie, na te same prace raz wystarczy zgłoszenie robót, a w innym konieczne jest pozwolenie na budowę, wraz z pełną dokumentacją projektową. GR Projektant przygotuje materiały – przykłady – wskazujące jakie pojawiają się problemy oraz propozycje zmiany, jakie interpretacje wpływają na przedłużające się decyzje – materiał w tym zakresie zaprezentuje Lider GR Projektant Piotr Abramczyk, na jednym z kolejnych spotkań grupy, w przeciągu ok. miesiąca. Dodatkowo na kolejne spotkanie Zamawiający przekaże uczestnikom aktualnie obowiązujące wzory umów na projektowanie.

Uczestnicy spotkania zajęli się również wstępnym omówieniem matrycy ryzyk, jakie mogą wystąpić podczas realizacji inwestycji. Ustalono, że omawiany materiał zostanie przeanalizowany w mniejszej grupie, do której zgłosili się M. Gładyga, J. Wielopolski, K. Wiśniewski; P. Abramczyk; R. Radziszewski. Ponadto matryca ryzyk będzie tematem kolejnego posiedzenia grupy. Wybrane ryzyka zostaną pokazane w podziale na Zamawiającego, Wykonawcę (w tym Projektanta) i Inżyniera z uwzględnieniem również systemów: „Projektuj i Buduj” oraz „Buduj”. Na kolejnym spotkaniu Lider GR Inżynier Jarosław Wielopolski omówi również case study, gdzie wymienione zostaną stosowane przez Zamawiającego zapisy. Wykonawcy przedstawią jakie zapisy wg. nich stwarzają problemy i zagrożenia, jakie tworzą ryzyka, a jakie straty. Kolejne spotkanie ustalono, że odbędzie się również w połączeniu GR Inżynier oraz GR Projektant.

Spotkanie Grupy Roboczej Technicznej 11 stycznia b.r. zostało podzielone na dwie części. Część pierwsza spotkania, w której uczestniczyli przedstawiciele Forum Inwestycyjnego poświęcona została możliwości wprowadzenia kryterium rozjazdy i omówieniu dostaw rozjazdów w blokach. Druga część spotkania została przeznaczona na omówienia harmonogramów dot.  standardów – w związku z tym, że dotyczyła tylko kilku firm, nie została ujęta w notatce jak również nie jest brana pod uwagę jako spotkanie FI.

W ramach części pierwszej: 

1. Ustalono, że odbiory rozjazdów będą dotyczyły dostaw w blokach wraz z dedykowanym do tego rozjazdu typem napędu, a nie 1:1 wg. numeru seryjnego.

2. Oprócz programu rozjazdowego ustalono, że wcześniejsze dostawy materiałów i urządzeń będą dostarczane wcześniej:

a) w systemie „buduj” – na podstawie dokumentacji Wykonawca od razu może zamawiać.
b) w systemie „projektuj i buduj” wyprzedzające dostawy materiałów podzielone są na dwie grupy: pierwsza grupa: np. podkłady, tłuczeń, szyny itp. nie wymagają projektu do wcześniejszych dostaw. Natomiast rozjazdy czy inne elementy, które wymagają dokumentacji projektowej, zapisano, że Wykonawcy, będzie mógł zamawiać te materiały, nawet jeśli jeszcze nie ma decyzji administracyjnej, pozwoli to na skrócenie czasu, a decyzje administracyjne będą uzyskiwane w tym samym czasie.

3. Ustalono, że konieczne jest wypracowanie terminu rozpoczęcia okresu gwarancyjnego materiałów dostarczanych wcześniej. 

4. Przedstawiciele Zamawiającego wskazali, że zmiany wprowadzone w Id-114 dotyczą wszelkich dostaw i zamówień obejmujących rozjazdy w tym również programu rozjazdowego.

5. Uczestnicy spotkania wskazywali, że biorąc pod uwagę kryterium rozjazdowe istotne jest określenie progu punktowego za dostawy w blokach – podkreślano, że jeżeli będzie to na tyle wysoka punktacja, która będzie gwarantowała, że nie da się tego kryterium ominąć, to wtedy producenci będą mieli powód do tego, żeby inwestować w wielomilionowy sprzęt na dostawy.

6. Zamawiający przedstawiał argumenty uzasadniające konieczność dostawy rozjazdów w blokach, oraz elementy motywujące oferentów do dostawy oprócz obligatoryjnych również fakultatywnych dostaw. Preferowane są dostawy koleją jednak, dopuszczalne będą wyjątki dostawy tirami. 

7. W odniesieniu do programu rozjazdowego wskazano na zasadność żądania w ramach predostaw (wg odrębnego zamówienia na same dostawy) zmontowania rozjazdu dla dokonania odbioru na budowie, ale przed zabudowa w kinecie. Uczestnicy forum potwierdzili słuszność takiego podejścia.

8. W związku z tym, że jak ustalono w przypadku nie spełnienia kryterium przez oferenta nie ma takiej sankcji, która by mogła zwrócić korektę Zamawiającemu dlatego też, uznano, że punktowane kryterium - jeśli ktoś zadeklaruje dostawę w blokach to, żadnego odstępstwa nie będzie. 

9. W ramach dyskusji uznano, że wożenie rozjazdów w blokach jest pozytywnym rozwiązaniem, skracanie czasu zamknięć również, konieczne jest dalsze uszczelnienie systemu dla preferowania logistyki blokowej podnoszącej niewątpliwie warunki do poprawy jakości finalnego zabudowanego rozjazdu. 

10. Ustalono, że Producenci muszą zastanowić się nad zapisami dot. gwarancji, co uznano za właściwy kierunek zachęcenia do proponowanej logistyki. Istotnym warunkiem powodzenia wdrożenia jest współpraca wszystkich 4 producentów operujących w Polsce, co powinno pozostawać troską m.in. IGTL dla konsekwentnego ujednolicenia warunków gwarancyjnych.

11. Uczestnicy Forum uznali za zasadną dalszą dyskusję w tym zakresie - propozycje rozwiązań zostaną przygotowane przez Centrale Biuro Zamówień PLK.