Celem spotkania Grupy Roboczej Kryteria Wyboru, które odbyło się 24 listopada b.r., było omówienie szerokiej kwestii kryteriów wyboru pozacenowych, propozycje zostały przedstawione przez Zamawiającego, a wśród nich trzy kryteria oceny:

• Termin realizacji o wadze 15 lub 20% – zmodyfikowane kryterium, dotychczas kryterium funkcjonowało w innym kształcie. Obecna propozycja zawiera w sobie termin całkowity na realizację kontraktu jak również podkryterium – czas zamknięć torowych.
• Doświadczenie personelu Wykonawcy waga 20% – możliwe do wprowadzenia dzięki nowelizacji ustawy pzp. Wymóg dotyczy wyłącznie kluczowego Personelu Wykonawcy, dwa modele:
  - dla systemu „buduj”: Kierownik budowy (10%), Kierownik robót torowych (5%), Kierownik robót srk (5%),
  - dla systemu „projektuj i buduj”: Kierownik budowy (8%), Kierownik robót torowych (3%), Kierownik robót srk (3%), Główny projektant (6%).
  Doświadczenie, które będzie punktowane, musi być wyższe niż warunek udziału. Warunek udziału, będzie tak postawiony, żeby mógł być szeroko spełniony, w samym kryterium punkty będzie można zdobywać: za wyższe kwalifikacje i za wyższe doświadczenie niż w warunku.
  Przewidziano kary za niezapewnienie kluczowego personelu, który jest punktowany w ofercie. Zaproponowaliśmy karę miesięczną, czyli za każdy rozpoczęty miesiąc nieobecności członka personelu stałego, uwzględniono 3 max 4 osobach, propozycja kary w wysokości 100 000 zł.
• Kazus – (kryterium fakultatywne) - stosowane w przypadku nietypowych, skomplikowanych robót na trudnych projektach. Będzie wymagało od Wykonawcy sporządzenia – pisemnego rozwiązania, czyli: opisu metodologii, podejścia do rozwiązania konkretnego, skomplikowanego zagadnienia technicznego. (np. trudne obiekty inżynieryjne, które trzeba będzie przebudować podczas jednoczesnego utrzymania ruchu, skomplikowane układy stacyjne z wieloma fazami i inne kwestie).

W toku dyskusji ustalono, że:

1. Wykonawcy odróżniają warunek od kryterium, w momencie kiedy oferent dostaje punkty w ramach kryterium i w uzasadnionym przypadku musi go wymienić - na innego z takim samym lub wyższym doświadczeniem.

2. Rynek nie stawia przeszkód, co do rozszerzenia kryteriów, o:

• kryterium doświadczenie,
• terminy realizacji w tym terminy zamknięć - uznano, że jest uzasadnienie dotyczące limitowania jeśli chodzi o terminy zamknięć.

3. Nie było negatywnych głosów dotyczących kary 100 000 złotych (za miesiąc), za niezachowanie parametru kluczowego personelu, który jest punktowany w ofercie.

4. Ustalono, że jest poparcie dot. wdrożenia założeń.

5. Kryterium dotyczące metodologii, czyli tzw. Kazusu zaproponowano do omówienia na kolejnym spotkaniu. Tego typu kryterium, według Wykonawców powinno być wdrażane przy pewnej specyfice danego zadania, gdzie technologia powinna zostać oceniona przez ekspertów, powinno również zostać wprowadzone w sposób przygotowany i przemyślany.

6. W nawiązaniu do zmian w ustawie przy występowaniu rażąco niskiej ceny, a co za tym idzie konieczność wyjaśniania oferty, jeśli mamy do czynienia z ceną poniżej 70% szacunkowej wartości, Zamawiający przychylił się do prośby Wykonawców potwierdzając, że w postępowaniach przetargowych będą podawane wartości szacunkowe. Uczestnicy z zadowoleniem przyjęli deklarację Prezesa Ireneusza Merchel.

Uczestnicy spotkania podkreślili, że zauważają iż obecne działania idą w dobrym kierunku firmy inżynieryjne, zauważają, że nie ma sensu składać niskich ofert, bo różnice na poziomie ok 70% wartości budżetu, jak przewiduje Zamawiający, powodują konieczność składania wyjaśnień. zauważono, że rynek się dostosowuje do tego. Uznano, że jest to dobry krok naprzód - w kierunku zdrowej konkurencji Inżynierów.

1. Rynek jest zamknięty, wiadomo, że jest niewielka liczba dobrych inspektorów, którzy pojawiają się w postępowaniach przetargowych i mogą wykazać się doświadczeniem, które będzie przez Zamawiającego kwalifikowane jako właściwe.

2. Na chwilę obecną umowy na nadzór obejmują 3 okresy wynagrodzenia:

• w okresie X mamy – 100%,
• w Y, który jest maksymalnie ½ X – mamy 80-100%,
• okres Z, który może trwać 3 miesiące (Inżynier może wypowiedzieć umowę) lub więcej, gdzie jest 20%.

Wcześniej nie było takich zapisów, a umowa mogła się ciągnąć w nieskończoność. Obecne zapisy dają czas Zamawiającemu na ewentualną reakcję - rozpisać nowy przetarg, albo powołać inżyniera tymczasowego.

4. Pojawiła się prośba, a zarazem propozycja ze strony Inżynierów zmiany proporcji kosztów stałych i zmiennych 40/60 na 60/40 lub więcej do przeanalizowania przez Zamawiającego uwzględniając prezentację inżynierów.

5. Ustalono, że z uwagi na to, że prawo dopuszcza - publikację szacunkowych wartości, jakimi środkami dysponuje Zamawiający możemy się ich spodziewać w najbliższym czasie.

6. Tomasz Kerner załączył prezentację dot. ryzyk i omawianych tematów - z prośbą, o ewentualne uwagi i komentarze. Ewentualne uwagi proszę nadsyłać na adres foruminwestycyjne@plk-sa.pl 

7. Na kolejnym styczniowym spotkaniu grupa podejmie prace nad matrycą ryzyk jakie mogą wystąpić. Warto również zastanowić się, kto te ryzyka powinien ponosić, jako strona do tego najbardziej predystynowana. Zasadnym jest omówienie ryzyk w podziale: Inżynier, Zamawiający i Wykonawca.

W dniu 19 października 2016 r. odbyło się kolejne spotkanie Grupy Roboczej Inżynier, która w tym roku spotkała się po raz trzeci.

Tym razem tematem spotkania było m.in. omówienie kryteriów oceny ofert oraz modelu płatności.

Propozycje nowych kryteriów pozacenowych zostały przez Wykonawców (Inżynierów) przyjęte bardzo pozytywnie. W toku dyskusji wypracowano ostateczny kształt modelu, procentowego rozkładu wagi kryteriów oceny ofert, do wdrożenia w najbliższych postępowaniach na nadzór:

1. cena - 40% wagi;

2. doświadczenie kluczowego personelu - 30% wagi;

3. metodologia - 20% wagi;

4. kazus - 10% wagi.

Ustalono, że liczba wymaganych badań zostanie wskazana przez zamawiającego i będzie wyceniona w ofercie, a nie będzie jak do tej pory kryterium oceny. 

W związku z tym, że nastąpiły rozbieżności w omawianym modelu płatności (40% koszty stałe, 60% zmienne), Lider Grupy zaproponował, że na kolejnym spotkaniu inżynierowie pokażą, jak wygląda cash flow na przykładowym kontrakcie nadzoru, który wynika z obecnego wzoru.

Inżynierowie zaprezentują również jak wyglądałoby rozliczenie na podstawie zamkniętego okresu ryczałtowego w podziale na miesiące.

Dodatkowo przedstawione zostaną doświadczenia u innych zamawiających.

Ustalenia wypracowane na spotkaniu zostaną wprowadzone do materiałów zamawiającego i przekazane przed umówionym kolejnym spotkaniem do inżynierów.

Kolejne spotkanie zostało zaplanowane na 9 listopada 2016 r. godz. 10.00.

Spotkanie Grupy Roboczej Inżynier, zorganizowane 18 sierpnia 2016 r. pozwoliło na wstępne wypracowanie przez grupę zapisów dot. kryteriów pozacenowych:
- wywiad z wybranym personelem kluczowym,
- ocena podmiotowa, dopuszczona nową ustawą
- metodyka z uwzględnieniem zrozumienia OPZ i ryzyk.

Ponadto ustalono, że stosowane będą kryteria wyboru na Inżyniera z wagą 40% cena i 60% inne kryteria pozacenowe.

Inżynierowie stwierdzili, że jeżeli Zamawiający uzna, że do oceny oferty włączona będzie metodyka, powinna ona:

- zostać napisana w taki sposób, aby ująć zagadnienia związane z konkretnym kontraktem,
- powinna określać - ze zrozumieniem - przedmiot robót,
- oferent powinien przedstawić jak będzie wyglądało zarządzanie i nadzór w odniesieniu do konkretnego zadania,
- jakim dysponuje personelem kluczowym (najlepiej na umowę o pracę) i zmiennym,
- kolejność wykonywania zadań - harmonogram Inżyniera,
- analiza ryzyka (minimalizowanie, postępowanie, metody) - nie mogą być tylko wymienione ryzyka,
- elementem zamykającym powinien być wywiad,
- OPZ nie powinien dokładnie opisywać działań Inżyniera, to oferent powinien opisać swoje zadania.

Powyższe elementy muszą być zorientowane na konkretne zadanie mogą w ten sposób przyczynić się do prawidłowej oceny oferty Inżyniera. 

Biorąc pod uwagę, że również w branży Inżyniera powinniśmy mieć do czynienia z umowami o pracę, koniecznym byłoby rozważenie przez Zamawiającego wprowadzenie zapisu, (wymogu) np. od 2018 r., że warunkiem uczestnictwa w przetargu będzie określenie wskaźnika, ile etatów (umowy o pracę), będzie parametrem dopuszczającym do udziału w postępowaniu.

Ustalono, że forma metodyki, jak powinna zostać ujęta w postępowaniach przetargowych, będzie kierunkiem dalszych działań grupy. Konieczne do szybkiego opracowania w tym opisanie metodyki w połączeniu z wywiadem.

Formularz szczegółowej kalkulacji zaoferowanej ceny oraz metodyka z oceną podmiotową i kryteriami zostanie zaproponowana przez Lidera Grupy Inżynier, ze wsparciem Krzysztofa Wiśniewskiego i innych uczestników grupy do 23 września 2016 r.

Kolejne spotkanie zostanie zwołane we wrześniu lub na początku października.

Pomimo okresu wakacyjnego Forum Inwestycyjne konsultuje zapisy umów. Tym razem koniecznym do omówienia był temat dot. gromadzenia materiałów i urządzeń na placu budowy.

Wstępne spotkanie połączonych grup roboczych Zapisy Umów i Technicznej odbyło się 9 sierpnia b.r. z udziałem Zarządu PKP PLK S.A., który wspólnie z Forum Inwestycyjnym pragnie podjąć działania zapobiegawcze, pozwalające na zakup materiałów strategicznych - na zapas pod przyszłe inwestycje. Tego rodzaju podejście pozwoli na spłaszczenie przewidywanej na lata 2018-2020 kumulacji związanej z dostępem do surowców, materiałów budowlanych, urządzeń jak również problemów związanych z dostawami.

W toku dyskusji ustalono, że:

• Propozycje zapisów subKLAUZULI 14.5 zostaną przygotowane przez uczestników spotkania do 19 sierpnia 2016 r.
• Jeśli Forum Inwestycyjne zgadza się z ideą wcześniejszego dostarczania materiałów na budowę, konieczna jest dalsza dyskusja w tym zakresie, ustalenie warunków, wysokości zaliczek ale również kar itp. Porozumienie jest niezbędne, aby tę przewidywaną „górkę” na lata 2018-2020 maksymalnie spłaszczyć.
• Prezes PKP PLK S.A. Ireneusz Merchel poprosił o analizę i wsparcie w wypracowaniu zapisów dot. kryteriów innych niż cena
• Kolejne spotkanie zostało zaplanowane na 23.08.2016 r. (wtorek), na godz. 12.00, na którym zostaną omówione najpilniejsze zapisy Umowne w tym propozycje dla subKLAUZULI 14.5

W związku z tym, że Zarząd jest otwarty na spotkania Forum Inwestycyjnego – ustalono, że przedstawiciel Zarządu będzie uczestniczył w spotkaniach grup roboczych.

Spotkanie GR Inżynier, które odbyło się 27 lipca 2016 r. pozwoliło na zatwierdzenie dotychczasowego Lidera Tymczasowego na Lidera Grupy Roboczej Inżynier. Został nim Jarosław Wielopolski - Prezes Zarządu Multiconsult Polska sp. z o.o. Wśród widocznych dla inżynierów, wprowadzonych zmian znalazło się:  
- prawo wyjścia z kontraktu
- część wynagrodzenia – stała

W toku dyskusji ustalono, że możliwe jest wprowadzenie usprawnień oraz rozwiązań dla największych problemów zidentyfikowanych przez przedstawicieli GR Inżynier. Wśród problemów koniecznych do omówienia i rozwiązania znalazły się:
- ryzyka, które obecnie trudne są do wyceny,
- konieczność określenia roli Inżyniera na kontrakcie,
- określenie kryteriów wyboru oferty,
- wycena okresu „Z” oraz dookreślenie okresów „X’ i „Y”, gdzie:

• okres Y - jest określony jako okres ½ X obliczany wg. wskaźnika,
• okres Z jest to ryzyko nieokreślone.

Ustalono kluczowe przesłanki do dobrej współpracy pomiędzy Zamawiającym, a Inżynierem:

- konieczne jest umożliwienie inżynierowi podejmowania decyzji,
- konieczne jest dookreślenie roli inżyniera. Inżynier nie jest w stanie określić terminu realizacji inwestycji. Bardzo niewiele kontraktów jest realizowanych w terminie, usługa inżyniera jest ściśle z nimi związana.
- inżynier nie ma bezpośredniego wpływu na czas realizacji inwestycji.

Na kolejnym spotkaniu, które ustalono na 18 sierpnia 2016 r. zostaną przedstawione propozycje inżynierów:

- mechanizm wyceny przez inżynierów ryzyka,
- symulacja tworzenie ceny ofertowej,
- w jaki sposób motywować inżyniera, aby nie przedłużał umowy,
- wspólne wypracowanie zapisów dot. wyceny okresu Y,
- narzędzia umożliwiające terminową realizację kontraktów wykonawczych.

Rafał Bałdys zapewnił, że przekaże obecnemu Liderowi Grupy pozacenowe kryteria wyboru inżyniera. Podkreślił, że dokumenty - jak pozacenowo wybierać projektanta i inżyniera są gotowe i chętnie przekaże je do dyskusji. 

• wykonawców, organizacji zainteresowanych procesem inwestycyjnym, kancelarii prawnych,
• Ministerstwa Rozwoju, CUPT, UZP,
• PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.

1. Zdaniem Wykonawców konieczne jest opracowanie instrumentów pozwalających na wykorzystywanie kompetencji również w Regionach.

2. Procedury muszą być odpowiednie do tego, co Spółka zamawia, więc przetargi będą i ograniczone i nieograniczone, raczej nieograniczonych będzie więcej. 

3. W perspektywie 2014 - 2020 w porównaniu z poprzednią perspektywą będzie więcej projektów w systemie „Buduj”. 

4. Z uwagi na nowelizację ustawy Prawo zamówień publicznych konieczne jest wspólne wypracowanie odpowiednich zapisów wraz z argumentami kryteriów pozacenowych. Ideałem byłoby wspólne wypracowanie katalogu takich kryteriów.

5. Ustalono, że spotkania mające na celu wypracowanie nowych zapisów będą odbywały się w blokach tematycznych. Takie podejście pozwoli na udział w spotkaniach ekspertów i wyjaśnienie wszelkich nieścisłości zastosowanych obecnie zapisów w umowie. Mec. Agnieszka Suchecka zaproponowała, że na konkretnych przykładach i obecnych zapisach omówiony zostanie mechanizm działania. Podsumowano, że umowę należy uprościć.

6. Kolejne spotkanie zostanie zwołane po ustaleniu przez Lidera podziału bloków tematycznych. 

Spotkanie Grupy Roboczej Technicznej 31 maja b.r. otworzyła Marita Szustak, reprezentująca Prezydium Forum wyjaśniając, że spotkanie zostanie w całości poświęcone zapisom wprowadzonych w PLK nowych standardów pn. „Szczegółowe warunki techniczne dla modernizacji lub budowy linii kolejowych do prędkości V max ≤ 200 km/h (dla taboru konwencjonalnego) / 250 km/h (dla taboru z wychylnym pudłem).”

W trakcie spotkania Wykonawcy i Producenci podkreślili, że nie są przeciwnikami innowacyjności jednak problemem jest wdrożenie innowacyjnego produktu na liniach kolejowych. Uznano, że czas na dostosowanie się do nowych standardów PLK jest zbyt krótki biorąc pod uwagę czas, w jakim uzyskuje się dostęp do poligonów a potem dopuszczenie produktów.

Najważniejsze kwestie poruszone na spotkaniu:

1. Ryszard Leszczyński (KZN Bieżanów) – Środowisko oczekuje na umożliwienie polskim producentom uczestnictwa w zamierzeniach dot. wprowadzenia nowych standardów. Konieczne jest określenie warunków i zwiększenie czasu na wprowadzenie nowych produktów.

2. Rafał Frączek (Biuro Dróg Kolejowych PKP PLK S.A.) przedstawił prezentację dot. poligonów. Podkreślił, że poligony będą udostępniane Producentowi tylko wtedy, kiedy PLK jako podmiot prawa handlowego będzie zainteresowana danym produktem.

3. Marek Pawlik (Instytutu Kolejnictwa) – odniósł się do niektórych tez prezentacji Biura Dróg Kolejowych i obecnie obowiązujących dokumentów dot. standardów w świetle zmieniającego się prawa. Aktualna lista Prezesa UTK nie jest spójna z Rozporządzeniem 720, dlatego, że w Rozporządzeniu mamy zdefiniowane wyroby, a wymagania mamy zdefiniowane w odniesieniu do podsystemów. Lista Prezesa UTK opracowana wedle wyrobów jest gotowa i czeka na publikację, jest jeszcze doskonalona, ale tylko w odniesieniu do podsystemów.

4. Dariusz Korab (Biuro Dróg Kolejowych PKP PLK S.A.) w odpowiedzi na zarzut, ze strony Wykonawców, że standardy zawierają zapisy, które precyzują jedno rozwiązanie wyjaśnił , że żaden zapis, który jest w standardach nie precyzuje konkretnie jednego rozwiązania, podkreślił również, że w każdym przypadku min. 2 dostawców gwarantuje spełnienie założonych wymagań. Zamawiający deklaruje, że w niektórych zapisach spółka przewiduje wydłużenie czasu na wprowadzenie standardów ale konieczne jest przekazanie przez Wykonawców harmonogramów dojścia do wymaganych standardów, które pozwolą na uelastycznienie zapisów zawartych w standardach, obecnie tylko jeden dostawca nadesłał taki harmonogram.

Reasumując, podczas spotkania omówiono m.in. następujące kwestie:

− nowe standardy a zasady udostępniania poligonów (PLK jako podmiot prawa handlowego)

− stopień przygotowania do wdrożenia nowych standardów – wydłużenie vacatio legis oczekiwane przez Producentów

− niespójności prawa krajowego i wspólnotowego utrudniające innowacyjność (polemiki IK z PLK zasługujące na odrębne konsultacje)

− porządkowanie zasad wprowadzania do obrotu i dopuszczania na sieć za sprawą procedury SMS-PW17

Uczestnicy zgodzili się, że zasadne jest kontynuowanie dialogu i staranne wyważenie vacatio legis, co najmniej w odniesieniu do konkretnych asortymentów

• Włodzimierz Żmuda – Członek Zarządu, Dyrektor ds. jakości inwestycji i ryzyka operacyjnego
• Grzegorz Muszyński – Członek Zarządu, Dyrektor ds. realizacji inwestycji.

• Stefan Jarecki, Dyrektor Departamentu Kolejnictwa lub  
• Marta Postuła, Zastępca Dyrektora Departamentu Kolejnictwa.

Przedstawicielem Wykonawców pozostaje: 

• Marita Szustak – Prezes IGTL.

Na spotkaniu, które zostało zorganizowane 11 kwietnia b.r. w związku z podejmowaniem przez resort infrastruktury prac nad nowelizacją ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym oraz innych ustaw, wzięli udział przedstawiciele Forum Inwestycyjnego, IGTL, SIDIR, SEIMTS i Zarząd PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Gospodarzami spotkania, byli: Minister A. Adamczyk, oraz podsekretarze stanu P. Stomma i T. Żuchowski.

Obradom przewodniczył Minister A. Adamczyk.

Celem spotkania było omówienie proponowanych zmian legislacyjnych, identyfikacja barier- w procesie inwestycyjnym z określeniem konkretnego problemu i jego wagi oraz wynikającej możliwości skrócenia czasu przygotowania, czy też realizacji inwestycji. Dyskutowano nad kwestią możliwości wypracowania stosownych rozwiązań przewidywanych do wprowadzenia w systemie prawa.

Zidentyfikowano problemy legislacyjne w następujących obszarach:

• zgłoszenia, pozwolenia na budowę i decyzje lokalizacyjne w pasie kolejowym zamkniętym,
• pakiet środowiskowy, związany z definicją, które przedsięwzięcie znacząco oddziaływają na środowisko,
• pozwolenia spowodowane czynnikami zewnętrznymi - ustalenia z gestorami,
• komunalizacja gruntów skarbu państwa,
• konserwator zabytków,
• kwalifikacja prawna PKP PLK jako zamawiającego sektorowego, która pozwoli na wprowadzenie rankingu wykonawców.

Szereg uwag dotyczył również konieczności jednoznacznej interpretacji obowiązujących przepisów przez Urzędy wojewódzkie.

Podjęto również decyzję o wznowieni prac Forum Inwestycyjnego, po okresie oczekiwania na skompletowanie się stabilnego nowego Zarządu Spółki. Ministerstwo i wykonawcy wezwali do dialogu z PLK z zapewnieniem wsparcia ze strony Ministra A. Adamczyka.

Wszystkie strony dialogu zapewniły się o konieczności dalszej współpracy w ramach FI, nie po to by negocjować, ale wspólne opracować rozwiązania - jak usprawnić proces inwestycyjny.

19 stycznia 2016 r. w siedzibie Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa odbyło się spotkanie Podsekretarza Stanu odpowiedzialnego za transport kolejowy z Liderami grup roboczych oraz Prezydium Forum.

Uczestnicy spotkania przyznali, że z zadowoleniem przyjmują podjęcie rozmów w tym gronie. Przedyskutowano dotychczasowy dorobek Forum Inwestycyjnego i określono priorytety. Pan Minister zauważył, że jest jeszcze wiele tematów, które powinny zostać omówione i rozstrzygnięte w ramach Forum. Liderzy grup podnosili przede wszystkim kwestie dotyczące relacji pomiędzy zamawiającym, a rynkiem wykonawczym oraz potencjalnych prac legislacyjnych, które powinny zostać omówione i wspólnie wypracowane.

Spotkanie odbyło się w dobrej atmosferze podkreślano wolę współpracy i konieczność zdynamizowania działań Forum Inwestycyjnego. Wszystkim zależy na tym, by kontynuować podjęte działania, a w grupach wypracować kompromis. Liderzy zobowiązali się do zaktualizowania listy postulatów, które nadal wymagają wprowadzenia.

Minister zapowiedział także kolejne cykliczne spotkania, na których omawiane będą założenia do rozwiązań systemowych. Wspólnie ustalono termin Plenarnego Forum Inwestycyjnego, które zostanie zorganizowane w pierwszej połowie marca b.r.